Na dinamičnim tržištima (koja karakterišu specijalizacija rada, procesi eksternalizacije (Outsourcing-a), distribuirana i Just in time proizvodnja (predstavlja strategiju smanjenja troškova u proizvodnji)...) preduzeća moraju da sa hijerarhijskog modela organizacije pređu na mrežne modele. Ovi modeli su bazirani na intraorganizacionim mrežama među strategijskim jedinicama, divizijama i grupama, ali i na interorganizacionim mrežama, poput industrijskih oblasti i mreža znanja. Proizvodnja se zasniva na koordinaciji grupe jedinica, od kojih se neke nalaze u okviru preduzeća, dok se neke nalaze u eksternim organizacijama. Sve ove jedinice se najčešće ne nalaze pod kontrolom jednog subjekta, one mogu rasti i diferencirati svoje aktivnosti na autonomne načine, kreirajući pritom neočekivane kombinacije procesa i proizvoda.
Sa aspekta menadžmenta znanja, potreba za deljenjem znanja u veoma kompleksnoj organizaciji, ili među umreženim organizacijama, povećava značaj uvođenja novih informacionih tehnologija i efektivnih sistema za menadžment znanja. Dugo vremena, sistemi menadžmenta znanja i informacione tehnologije su u preduzećima primenjivani kao neutralne tehnologije, a njihova implementacija nije imala nikakvog uticaja na tokove znanja. Na početku razvoja menadžmenta znanja, najviše iz praktičnih razloga, razvijani su centralizovani sistemi upravljanja znanjem, sa ciljem da ono postane deljivo i raspoloživo u opštoj, obejktivnoj formi koja ne zavisi od konteksta, uz izbegavanje pojave netačnih i nekonzistentnih informacija. Vremenom, dolazi se do saznanja da su distribuirani sistemi za menadžment znanja mnogo pogodniji, pre svega, zbog kompleksnosti organizacija čije jedinice obavljaju specijalizovane procese na autonoman način. Informacione tehnologije i sistemi menadžmenta znanja moraju da uzmu u razmatranje i distribuiranu prirodu znanja u ovim organizacijama, omogućavajući pritom i koordinaciju među nezavisnim jedinicama. U ovakvim situacijama menadžment znanja treba da zadovolji dve vrste potreba: podržavanje kreiranja specijalizovanih znanja u okviru jedinica i koordinaciju znanja među jedinicama.
Teorijske osnove distribuiranog menadžmenta znanja
Uprkos tome što savremeni sistemi za menadžment znanja koriste različite tehnologije, alatke i metodologije, većina projekata na kraju rezultuje kreiranjem velikih, homogenih skladišta znanja, u kojima organizaciono znanje postaje eksplicitno. Ovo znanje je prikupljeno, prezentirano u skladu sa jedinstvenom vizijom. Ova vizija ima za zadatak da reprezentuje deljenu konceptualizaciju korporativnog znanja omogućavajući na taj način komunikaciju i deljenje znanja kroz celu organizaciju. Sve ove aktivnosti su zasnovane na zajedničkoj pretpostavci da sirovi oblici znanja mogu biti "očišćeni" od svih kontekstualnih elemenata, formirajući na taj način "objektivni oblik" znanja koji se može eksplicitno reprezentovati u svim delovima organizacije. Ova standardna arhitektura sistema menadžmenta znanja predstavlja tradicionalni pogled na menadžment u kom menadžeri pokušavaju da centralizuju kontrolu procesa koji se odvijaju u preduzeću alokacijom i distribucijom resursa i zadataka zaposlenima uz praćenje odvijanja zadataka i alokacije resursa. Ovakav pogled na upravljačku funkciju dovodi do pristupa menadžmentu znanja u kome se procesi znanja (resursi), proizvodnja i širenje (zadaci) moraju centralizovati (alocirati) i i kontrolisati (pratiti). Ovaj zahtev se može ispoštovati samo u situacijama kad se znanje posmatra kao jedan objekat koji se može čuvati odvojeno od ljudi koji ga kreiraju. U suprotnom, dok god je znanje povezano sa subjektivnim dimenzijama, ono će biti resurs koji se nalazi izvan kontrole menadžera. Tipično rešenje ove vrste vizije predstavlja kreacija distribuiranih sistema menadžmenta znanja koji, najčešće putem veb interfejsa, pružaju jedinstvenu tačku pristupa kompletnoj bazi znanja kojom određena organizacija raspolaže. Takva arhitektura je najčešće zasnovana na sledećim elementima:
- tehnologijama poput alatki za upravljanje sadržajem, mehanizmima za pretraživanje i slično koji se koriste za kreiranje zajedničkog pristupa kompletnom sadržaju dokumenata kojima organizacija raspolaže
- upotrebi uobičajenih formata poput HTML-a, XML-a i PDF-a koji se koriste u cilju prevazilaženja različitosti sintaksi dokumenata koji potiču iz različitih izvora znanja
- diskusione grupe i čet koji se koriste kao sredstvo za omogućavanje društvene interakcije
Principi distribuiranog menadžmenta znanja
Distribuirani menadžment znanja predstavlja novi pristup koji pruža originalno upravljačko i tehnološko rešenje za komplementarne potrebe koje se ogledaju u potrebi za kreiranjem i konsolidacijom znanja u okviru organizacija, ali i njegovim deljenjem i reprodukcijom u svim njihovim delovima. Distribuirani menadžment znanja je zasnovan na pretpostavkama da su subjektivnost i društvenost potencijalni izvori vrednosti, a ne problema koji se moraju prevazilaziti. Takođe, jednu od osnovnih ideja ovog pristupa čini i modeliranje organizacione strukture i uspostavljanje čvorišta znanja, autonomnih izvora znanja sa lokalnim upravljanjem koji imaju zadatak da koordiniraju menadžment znanja svog i ostalih distribuiranih odeljenja.
Distribuirani menadžment znanja je baziran na dva veoma uopštena principa:
- Princip autonomije. Svakoj organizacionoj jedinici bi trebalo da bude garantovan visok nivo autonomije u upravljanju lokalnim znanjem. Autonomija bi trebalo da bude omogućena na različitim nivoima. Ono što je najznačajnije kod distribuiranog menadžmenta znanja jeste princip semantičke autonomije, odnosno, mogućnost izbora najbolje moguće konceptualizacije lokalnog znanja (na primer, kreiranjem sopstvenih lokalnih mapa znanja, sadržaja, ontologija...).
- Princip koordinacije. Svakoj jedinici mora biti na raspolaganju mogućnost razmene znanja sa ostalim jedinicama, ali bez usvajanja bilo koje zajedničke šeme za interpretaciju (pošto bi to predstavljalo kršenje principa autonomije), već kroz mehanizam projektovanja znanja iz drugih jedinica u svoju sopstvenu šemu interpretacije.
Ova dva principa moraju da podržavaju dva procesa koja se u potpunosti kvalitativno razlikuju: autonomni menadžment lokalno kreiranog znanja u okviru određene jedinice i koordinaciju različitih jedinica bez centralno definisanog pogleda. Ukoliko se kompleksna organizacija posmatra kao skup autonomnih jedinica, postavlja se značajno pitanje o tome kako ova distribuirana arhitektura može biti pretvorena u efikasan računarski sistem za podršku menadžmentu znanja. Rešenje ovog problema je najlakše postići uvođenjem koncepta čvorišta znanja kao osnovne jedinice modela za kreiranje sistema distribuiranog menadžmenta znanja.
Definicija čvorišta znanja
Čvorište znanja se može posmatrati kao odraz organiozacionih jedinica, bilo da se radi o formalnim (divizije, odeljenja) ili neformalnim (interesne grupe, zajednice znanja), koje prikazuje određeni stepen semantičke autonomije. Svaka jedinica, ustvari, može da se bavi menadžmentom znanja samo ukoliko se resursima, proizvodnjom i širenjem znanja može upravljati na lokalnom nivou. Uz sve to, svaka jedinica iskazuje semantičku autonomiju kroz razvoj lokalnih šema za interpretaciju. Svako čvorište znanja predstavlja:
- Vlasnika znanja - Vlasnik znanja je entitet (pojedinac ili grupa) koji ima mogućnost upravljanja svojim sopstvenim znanjem, kako sa konceptualne, tako i sa tehnološke tačke gledišta. Treba imati na umu činjenicu da najčešće vlasnici znanja u okviru organizacije nisu formalno prepoznati i zbog toga njihova semantička autonomija nastaje kreacijom raznih skupova dokumenata (npr. baza podataka, Internet sajtova, kolekcija dokumenata, arhiva, praksi...) koja ne moraju da predstavljaju i deo zvaničnog informacionog sistema.
- Sistem lokalnih aplikacija - Važnu pretpostavku distribuiranog menadžmenta znanja predstavlja činjenica da različite organizacione jedinice iskazuju tendenciju da autonomno razvijaju alatke koje su prilagođene njihovim internim potrebama. Izbor i upotreba ovih alatki predstavljaju odraz njihove semantičke autonomije. Ovo može biti posledica istorijskih razloga (na primer, korišćenje starog sistema koji još uvek u potpunosti zadovoljava potrebe tog dela), ali i zbog činjenice da različiti zadaci mogu zahtevati upotrebu različitih aplikacija i oblika upisivanja podataka u cilju razvijanja odgovarajućih efikasnih procedura. Najčešće primere lokalnih aplikacija predstavljaju softverski sistemi, procedure, alatke za upravljanje sadržajima i deljenje baze podataka. Čak i ukoliko su tehnologije i formati podataka identični za dva ili više sistema menadžmenta znanja, njihova prikladnost (odnosno lokalno razumevanje), svakog od ovih sistema, može se značajno razlikovati, u zavisnosti od ostalih elemenata i od lokalne šeme interpretacije.
- Jedna ili više lokalno deljenih konceptualnih šema - Ove šeme predstavljaju specijalne elemente koji reprezentuju (na eksplicitan ili implicitan način) perspektivu zajednice. U jednostavnim situacijama, ove šeme mogu predstavljati sistem kategorisanja koji se koristi za klasifikaciju dokumenata, dok u kompleksnijim scenarijima, to može biti ontologija, kolekcija smernica ili poslovni proces. Može se reći da ove šeme predstavljaju prikaz perspektive mendažmenta znanja, a kontinualno, autonomno upravljanje njome predstavlja moćan način za održavanje produktivnosti perspektive poslovne jedinice.
- Brokeri znanja i granični objekti - Oni predstavljaju pojedince i objekte koji su dobili legitimno pravo da reprezentuju i razumeju (odnosno imaju direktan pristup) lokalno deljenim konceptualnim šemama menadžmenta znanja. Brokeri znanja i granični objekti za glavni cilj imaju pružanje podrške vlasnicima znanja u kreiranju i lokalnom upravljanju jednom ili više deljenih konceptualnih šema.
Metodologija za otkrivanje čvorišta znanja u okviru kompleksne organizacije
U cilju razvoja sistema menadžmenta znanja zasnovanog na pristupu distribuiranog menadžmenta znanja, mora se razviti efikasna metodologija analiziranja. Ova metodologija bi trebalo da uzme u obzir dva relevantna aspekta koji reflektuju dva principa distribuiranog menadžmenta znanja.
- identifikovanje granica posotojećeg čvorišta znanja u okviru organizacije (princip autonomije)
- identifikovanje načina na koji se znanje razmenjuje na nivou cele organizacije kroz pregovaranje i procese koordinacije (princip koordinacije)
Oba navedena aspekta su bazirana na društvenim odnosima u okviru zajednica i među zajednicama koje sačinjavaju neku organizaciju. Ovi odnosi se mogu analizirati uz pomoć različitih metodologija, poput analize društvenih mreža (Social Network Analysis - SNA) ili etnografije. Sa jedne strane, analiza društvenih mreža i slične kvantitativne metodologije pružaju dobru uopštenu perspektivu organizacije, omogućavajući istraživačima da shvate pravu strukturu organizacionog modela analizom odnosa među pojedincima i grupama. Ova metodologija ne omogućava identifikovanje razloga zbog čega neke grupe imaju strateški značaj, dok ga druge grupe nemaju. Sa druge strane, etnografija i druge kvalitatitvne metodologije su zasnovane na učešće njihovih posmatrača u svakodnevnom funkcionisanju organizacije. Posmatrač pokušava da dođe do detaljnih informacija o razlozima, strategijama i snazi subjekata koji su predmet njegove analize, ali nije u mogućnosti i da utvrdi značaj onoga što posmatra bez dodatnog prikupljanja raznih statističkih informacija.
Kod distribuiranog menadžmenta znanja ove dve vrste analize nisu dovoljne za otkrivanje svih aspekata menadžmenta znanja pošto je veoma teško identifikovati granice menadžmenta znanja i procese razmene znanja. Ustvari, svi pojedinci koji pripadaju određenoj organizacionoj jedinici su društveno isprepletani u cilju dostizanja različitih ciljeva često predstavljaju delove dve ili više jedinica, čime sve ovo postaje mnogo više od konceptualne šeme. Upravo iz navedenih razloga je neophodno posvetiti pažnju i kvantitativnim i kvalitativnim aspektima analize u različitim fazama, korišćenjem višestrukih serija uptinika, etnografskih intervjua i fokus grupa. Ove analize bi trebalo da budu organizovane u tri faze: razumevanje glavne slike organizacije, otkrivanje čvorišta znanja i njihovih odnosa i potvrđivanje prvih rezultata kroz fokusne grupe ili sastanke sa ekspertima i radnicima koji su uključeni u aktivnosti organizacije.
