Kontrola omogućava menadžerima kontrolu efikasnosti planiranja, organizovanja i vođenja, a i preduzimanje korektivnih akcija i predstavlja obaveznu fazu procesa upravljanja preduzećem. Ona je istovremeno i zadnja faza procesa upravljanja u kojoj se sagledava i ocenjuje da li se proces upravljanja odvija u skladu sa planiranim, i da li se na izlazu dobijaju rezultati koji su planirani i očekivani.
Osnovna obeležja kontrole su da je to proces kojim se meri, poredi, proverava i ocenjuje tekuće stanje i događanja. Kao standard za obavljanje merenja, upoređivanja i ocene, služe planirani rezultati i planirana stanja.
Kontrola je dinamičan proces. Potrebno je nalaziti načine da se rezultati približe standardima a ne samo identifikacijom prethodnih neuspeha. Osnovni koraci u kontrolnom procesu su upitati zašto se nešto desilo. Treba uvek imati na umu da i najbolji planovi mogu da krenu naopako. Potrebno je pratiti promene i njihovo dejstvo na napredak organizacije.
Po otklanjanju odstupanja od planiranog cilja i rezultata, sistem kontrole deluje kao regulator procesa upravljanja. Bez kontrole nije moguće ostvariti planirane ciljeve i rezultate - nije moguće ni upravljati. Ona je povezana sa planiranjem i ovoj fazi dostavlja informacije o aktuelnim rezultatima. Takođe, omogućava da se neki planirani ciljevi i zadaci isprave i da se proces upravljanja učini efikasnim.
Elementi kontrole
Najznačajniji elementi kontrole su:
Ustanoviti standarde i metode za merenje rezultata, odnosno odrediti ciljeve, planove, politike i standarde- Ciljevi koji se postavljaju tokom procesa planiranja trebalo bi da budu izraženi u jasnim i merljivim izrazima kojima se utvrdjuju i odredjuju tokovi realizacije. To je važno iz nekoliko razloga. Prvo, nejasno saopšteni ciljevi, kao što su „unaprediti veštine radnika" su samo prazni slogani, sve dok rukovodioci ne počnu da preciziraju šta misle pod „unaprediti" i šta nameravaju da učine da bi ostvarili te ciljeve i kada. Drugo, ako su ciljevi precizno saopšteni (kao što je „unapredjenje veštine radnika putem seminara koji će se održavati u preduzeću svake nedelje tokom onih meseci kada je manje opterećenje- zimsko vreme"), mnogo lakše se može oceniti njihova preciznost i korisnost. Npr. U industrijskom preduzeću, standardi i merila mogu da obuhvate proizvodne i prodajne ciljeve, procenat prisustva na poslu, procenat proizvodnog škarta. U uslužnom sektoru standardi i merila mogu da sadrže i podatke o tome koliko dugo klijent treba da čeka u redu u banci, koliko dugo treba da čeka pre nego što neko odgovori na telefonski poziv ili koliko je novih klijenata privukla nova propagandna kampanja.
Utvrditi načine merenja rezultata-Kao i svi ostali aspekti kontrole, merenje je trajan proces. Učestalost merenja zavisi od vrste aktivnosti koja se meri. U prozvodnom postrojenju nivo zagadjenosti vazduha, npr. može da bude pod neprekidnom kontrolom iz sigurnosnih razloga, dok najviše rukovodstvo može, jednom ili više puta godišnje, da razmatra da li je ostvaren napredak u procesu dugoročno postavljenog cilja. Slično tome, od korisnika franšize u objektima lokalnog Mc Donaldsa može se zatražiti da stalno kontroliše koliko dugo kupci čekaju na uslugu. Ukoliko ima odstupanja od utvrdjenih vrednosti, žalbeni postupak ima tačno utvrdjenu proceduru. Naravno, dobar rukovodilac neće dopustiti da izmedju dva merenja rezultata prodje puno vremena.
Utvrditi da li rezultati odgovaraju standardima-Ovo je najjednostavniji korak u kontrolnom procesu. Pretpostavlja se da su složena pitanja rešena u prva dva koraka. U ovoj fazi, izmereni rezultati porede se sa prethodno utvrdjenim i postavljenim ciljevima i standardima. Ako se rezultati i standardi poklapaju, rukovodioci mogu smatrati da je „sve pod kontrolom".
Izvršiti korektivne akcije tj. korekciju tekućih aktivnosti da bi se postigli željeni rezultati-Ovaj korak je neophodan ako su ostvareni rezultati ispod standarda, a analiza pokazuje da je potrebna akcija. Korektivna akcija je svaka promena u jednoj ili više aktivnosti operacija organizacije. Npr. korisnik franšize može da ustanovi da je potrebno da više radnika radi za pultom da bi se postiglo standardno vreme Mc Donaldsa od 5 minuta koliko kupac čeka na uslugu. Sa druge strane, tokom kontrole može se (što je često slučaj) otkriti da standardi nisu prikladni (ili su previsoki ili su preniski). U ovom slučaju, korektivnom akcijom menjaju se standardi a ne aktivnosti.
Principi kontrole
Svi procesi i sistemi kontrole u preduzeću baziraju se na određenim principima, koji čine opštu osnovu za definisanje i izgradnju odgovarajućih kontrolnih sistema. Prema nekim autorima postoji sedam osnovnih principa kontrole:
Procesi kontrole
Obzirom na različite poslovne funkcije u preduzeću, mogući su različiti sistemi kontrole. Broj i vrste kontrolnih sistema u preduzeću zavise od njegove veličine, vrste delatnosti, a najčešće se u praksi pojavljuju sledeći kontrolni sistemi:
kontrola kvaliteta proizvoda
kontrola zaliha
kontrola pojedinih tehnoloških procesa
kontrola odvijanja procesa proizvodnje
kontrola budžeta
kontrola troškova, finansijska kontrola
kontrola izvođenja projekata ...
Ko vrši kontrolu?
Funkcije u organizaciji koje postavljaju ciljeve, parametre i standarde i koje su odgovorne za njihovu realizaciju obično vrše kontrolu. To su:
Top menadžment
Neposredni rukovodioci i
Izvršioci
Ona treba da bude:
javna
objektivna
pravedna
jasna
Kontrola pri uvođenju u posao
Da bi se sprečile ili umanjile greške na poslu koje se mogu javiti kod novozaposlenih preporučuje se da rukovodioc obrati pažnju na sledeća pitanja:
Da li su novom radniku data jasna uputstva i nalozi
Da li su mu pravilno odmereni zadaci
Da li su mu na raspolaganju potrebna sredstva
Da li zna pravilno da rukuje sredstvima rada prema datim uputstvima
Da li mu je objašnjen značaj posla koji mu je poveren i povezanost sa celinom poslova u organizaciji
Da li su pravilno uočeni početni uspesi radnika
Da li mu je ukazano na greške i ponuđena pomoć
