Sve lekcije> Pokretanje MS Access-a>

Prvi koraci u radu sa bazama podataka

U prošloj lekciji obradili smo osnovne pojmove vezano za bazu podataka. U ovoj lekciji biće obrađeni sledeći ciljevi:

§ Pokrenuti i zatvoriti aplikaciju za rad sa bazama podataka

§ Otvoriti i prijaviti se na postojeću bazu podataka

§ Kreirati novu bazu podataka

§ Snimiti bazu podataka na određenu lokaciju na vredjaj za čuvanje podataka

§ Koristiti funkciju pomoći u aplikaciji

§ Zatvoriti bazu podataka

Pokretanje aplikacije

Microsoft Access je program za upravljanje bazama podataka, tačnije sistem koji omogućava kreiranje baze podataka, njeno pretraživanje i ažuriranje (održavanje). Dakle Access će vam pomoći da bolje organizujete informacije – bilo da se radi o kolekciji knjiga ili CD-a, katalogu proizvoda, zalihama u magacinu ili listi klijenata vaše organizacije. Kao i Word i Excel, Access je deo paketa MS Office paketa. Iako se mnogi korisnici zadovolje znanjima o Wordu i Excelu, pa ih koriste i da organizuju svoje podatke, videćete da je Access mnogo pogodniji kad treba raditi sa velikim količinama podataka. Sa druge strane iako Access ima mnoge napredne opcije, savladati osnove rada sa bazama podataka i nije previše teško.

Verovatno ste u Excelu imali prilike da radite sa različitim listama podataka: lista imena, cenovnik proizvoda. Access bazu podataka čine jedna ili više tabela. Svaka od tabela slična je listi podataka u Excelu. Kolone u Excelu predstavljaju polja (fields) u bazi podataka, a redovima u Excelu odgovaraju slogovi (zapisi, records) u bazi podataka. Osnovna razlika je da su u Accessu ove tabele povezane, odnosno između različitih tabela postoje relacije.

Pokretanje aplikacije standardno je, kao i za druge Windows programe. Rad u Access-u započinjete izborom aplikacije iz liste programa (Start/All Programs, grupa Microsoft Office) ili duplim klikom na odgovarajuću prečicu na desktop-u. Otvoriće se prozor kao na Slici 1. Možete uočiti standardne elemente prozora Windows aplikacije: naslovnu liniju, liniju menija, paletu alatki (toolbar), statusnu liniju, okno poslova (task pane) i okvir prozora.

Kao i u ostalim Windows programima komande Accessa raspoređene su na odgovarajuće menije. Neke od njih sigurno su već poznate: u meniju File nalaze se komande za rad sa datotekama Otvaranje (Open) i Zatvaranje (Close), Izlazak iz programa (Exit), Štampa (Print). Na Edit meniju su komande za rad sa clipboard-om (Cut,Copy, Paste). Na kraju se nalazi meni Help kojim se aktivira sistem za pomoć aplikacije. Linija sa menijima nalazi se u vrhu prozora. Meni aktivirati klikom, pa nakon toga birate stavku menija. Ukoliko neka od stavki menija nije prikazana kliknite na oznaku na dnu menija da vidite spisak svih stavki. Umesto klikom meni možete otvoriti istovremenim pritiskom na taster ALT i taster sa podvučenim slovom na meniju, dakle +F da otvorite File meni. Takođe izbor stavke sa menija može se obaviti kucanjem odgovarajućeg (podvučenog) slova za konkretnu stavku, npr. X za izlazak iz programa (Exit). Za što jednostavnije aktiviranje, pojedine komande imaju i prečice na paleti alatki. Sliku prečice možete videti sa leve strane stavke u meniju. O elementima paleta alatki, biće govora kod objašnjenja pojedinih komandi.

Takođe neke komande mogu se aktivirati i prečicom sa tastature (ukoliko zapamtite prečicu ovo je obično i najefikasniji način aktiviranja komande). Sa desne strane stavke u meniju ispisana je kombinacija tastera kojom se može aktivirati određena komanda – npr. +P za štampu.

Otvaranje postojeće baze podataka

Da bi mogli da radite sa bazom podataka potreban je još dodatni korak – treba da izaberete bazu podataka sa kojom će te raditi. Kompletna baza podataka u Accessu smeštena je unutar jedne datoteke sa ekstenzijom mdb (*.mdb). Da otvorite postojeću bazu podataka iz menija File izaberite Open. Otvara se uobičajen Open dijalog, u kojem treba da se pozicionirate do odgovarajuće fascikle i duplim klikom da izaberete datoteku baze podataka koju želite da otvorite.

Nakon toga unutar prozora aplikacije prikazaće se prozor baze podataka kao na Slici 2.

Ukoliko se umesto toga pojavi dijalog Security warning sa upozorenjem izaberite Open da nastavite sa radom. Datoteka baze podataka može sadržati programski kod koji potencijalno može da sadrži viruse i ugrozi računar. Nivo sigurnosti podešava se izborom Macro/Security iz menija Tools. Više o sigurnosti može se saznati na adresi http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011071651033.aspx

Prozor baze podataka ima posebnu paletu alatki. Na traci objekata sa desne strane nalazi se lista objekata Accessove baze podataka. Okno sadržaja prikazuje listu za izabrani objekat. Kako je na Slici 2 aktivan objekat Tables (Tabele) u oknu sadržaja prikazane su sve tabele koje baza podataka sadrži.

Kreiranje i snimanje baze podataka

Pre nego što se pristupi kreiranju baze podataka, obično je potrebna priprema: čemu će služiti baza podataka, koje tabele treba da sadrži, šta će biti primarni ključevi, kako će tabele biti povezane (setite se lekcije 1). Ova priprema često se obavlja na papiru i obuhvata i skiciranje dijagrama naše baze. Iako je ovo dobra praksa, Access omogućava da kreirate bazu podataka i pre nego što znate baš sve elemente. Kasnije, kad situacija postane jasnija, moći ćete relativno jednostavno da dodate ili izmenite tabele, relacije, izveštaje. Pored toga Access raspolaže i gotovim šablonima koji mogu pomoći da kreirate bazu u situaciji kada niste sigurni šta vam baš treba.

Kreiranje baze podataka započinjemo klikom na ikonu (New) na toolbaru. Na desnoj strani prozora aplikacije otvoriće se okno poslova New File (slika 3) .

§ Okno poslova New File može se aktivirati takođe izborom New iz File menija ili

§ prečicom sa tastature +N

Izborom Blank database iz ovog okna kreira se prazna baza podataka – bez ijedne tabele ili drugih objekata. Ovo odgovara praznom listu papira u Wordu ili praznoj svesci u Excelu.

Nakon izbora Blank database otvara se dijalog File New Database (slika 4) u kome treba izabrati lokaciju (fasciklu) [1] i dati naziv datoteci baze podataka [2]. Dijalog završavamo klikom na dugme Create [3].

Obratite pažnju da se u Accesu, za razliku od Worda i Excela, naziv i lokacija datoteke obavezno određuju pre nego što smo počeli sa unosom podataka. Razlika je zbog načina beleženja podataka – dok se u Wordu i Excelu uneti podaci trajno čuvaju tek nakon što se aktivira komanda Save u Accessu se svaki unet slog automatski čuva u bazi.

Izborom On my computer iz sekcije Templates (šabloni) iz okna poslova New File (slika 3) Access će otvoriti dijalog u kojoj ponuditi listu raspoloživih šablona za kreiranje baze podataka.

Dalji postupak je sledeći:

1. Kliknite na jezičak Databases da prikažete gotove šablone. Nazivi šablona ukazuju na oblast primene baze podataka.

2. Duplim klikom birate jedan od šablona

3. U dijalogu File New Database, kao i kod kreiranja prazne baze (slika 4) izaberite lokaciju i naziv datoteke za novu bazu podataka.

4. Nakon toga Access će pokrenuti čarobnjaka (Database Wizard) koji će vam, korak po korak, pomoći da prilagodite šablon svojim potrebama:

§ Prvi korak daje osnovne informacije o šablonu. Izborom Next pređite na sledeći korak;

§ U drugom koaku izaberite stil za obrasce i pređite na sledeći korak;

§ U trećem koraku izaberite stil za izveštaje i pređite na sledeći korak;

§ U četvrtom koraku dajete ime bazi podataka – obratite pažnju na razliku između imena baze podataka i naziva datoteke baze podataka;

§ U petom koraku odlučujete da li želite da startujete bazu podataka nakon kreiranja.

U svakom trenutku čarobnjak je moguće prekinuti izborom Finish. Baza će biti kreirana bez dodatnih podešavanja.Baza kreirana na osnovu gotovih šablona sadržaće tabele i druge objekte koje potom možete menjati.

Korišćenje sistema za pomoć

I nakon što naučite osnovne stvari o Accessu, Ugrađeni sistem za pomoć u Accessu isti je kao i za ostale delove Office paketa. Aktiviranjem funkcijskog tastera F1 ili klikom na ikonu (Microsoft Office Help) na paleti alatki otvara se okno poslova Access Help. Unosom teksta u polje Search for, pa zatim klikom na strelicu pored startuje se pretraga. U oknu Help biće prikazane sve teme koje sadrže zadati kriterijum pretrage. Klik na dugme vratiće vas korak nazad u lancu pretrage. Izborom teme sa liste otvara se novi prozor sa tekstom za zadatu temu. Tekstovi su međusobno povezani – tako da se linkovima možete kretati od jednog do drugog.

Ugrađeni sistem za pomoć možete pregledati i temu po temu – slično knjizi. Aktivirajte Table of Contents i dobićete kompletan sadržaj sistema za pomoć po temama. Klikom na ikonu prikazaćete sve podteme za izabranu temu – primetite da ikona menja izgled u , pa možete izabrati željenu temu za prikaz. Naredni klik zatvoriće sve podteme.

Nakon instalacije MS Office je podešen da pomoć traži preko interneta na zvaničnom sajtu za Microsoft Office. Na internetu se nalaze najkompletnije i najažurnije informacije o svim detaljima Office paketa. Ipak, ukoliko nemate brz i neprekidan pristup internetu biće dobro da isključite ovu opciju. Na oknu poslova Word Help, izaberite Online Content Settings, pa isključite Show content and links form Microsoft Office Online.

Dodatne opcije o prilagođavanju i podešavanju Office aplikacija možete naći na sajtu www.praktikum.co.yu.

Pomoć možete dobiti i koristeći opciju Office Assistant. Office Assistant je način pristupa sistemu za help preko simpatičnih likova na ekranu - pomoćnika i balončića sa tekstom – kao u stripovima. Da aktivirate pomoćnika izaberite Show office assitant iz menija Help. Na ekranu će se pojaviti spajalica (kao na slici 6) ili neki drugi lik. Klikom na prikazani lik otvara se balončić sa poljem u kojem treba uneti tekst pitanja, odnosno ključnih reči po kojima se pretražuje sistem za pomoć. Klik na Search započinje pretraživanje. Rezultati se prikazuju u oknu poslova Search Result.